5 powodów, dla których Twoja firma powinna korzystać z kart paliwowych

W prowadzeniu firmy każda złotówka ma znaczenie, a odpowiednie zarządzanie wydatkami flotowymi może przełożyć się na realne oszczędności i większą efektywność. Karty paliwowe to rozwiązanie, które od lat sprawdza się zarówno w dużych korporacjach, jak i w małych firmach dysponujących jednym czy dwoma samochodami. Dlaczego warto je wdrożyć? Oto pięć najważniejszych powodów.

Karty paliwowe – oszczędności na paliwie

Jednym z największych atutów kart paliwowych są korzystne rabaty i preferencyjne ceny paliwa, które nie są dostępne dla klientów indywidualnych. W zależności od wielkości miesięcznych zakupów przedsiębiorstwo może liczyć na coraz większe zniżki, a dodatkowo unika się tzw. ukrytych kosztów związanych z płatnościami gotówkowymi. W skali miesiąca mogą to być dziesiątki, a w skali roku nawet tysiące złotych oszczędności, które można przeznaczyć na rozwój firmy. To rozwiązanie szczególnie korzystne dla przedsiębiorstw transportowych i logistycznych, gdzie wydatki na paliwo stanowią lwią część budżetu.

Faktury zbiorcze zamiast stosu papierów

Karty paliwowe oferowane przez firmy takie jak Flotex pozwalają uprościć procesy administracyjne. Zamiast przechowywać setki paragonów i faktur, wszystkie transakcje są zestawione na jednej fakturze zbiorczej wystawianej raz w miesiącu. Dzięki temu:

• dział księgowy oszczędza czas i pracuje sprawniej,

• ryzyko błędów w dokumentach zostaje zminimalizowane,

• kierowcy nie muszą zbierać i przekazywać paragonów,

• całość kosztów paliwa widoczna jest w jednym, przejrzystym zestawieniu,

• budżet flotowy można łatwiej zaplanować i skontrolować.

Faktura zbiorcza daje przejrzysty obraz wszystkich kosztów paliwa w danym okresie, co znacząco ułatwia zarządzanie i raportowanie.

Pełna kontrola wydatków

Każda płatność dokonana kartą paliwową jest rejestrowana w systemie, co pozwala na dokładne monitorowanie wydatków w czasie rzeczywistym. Przedsiębiorca widzi, ile paliwa zatankowano, na jakiej stacji i o której godzinie. Możliwe jest również ustawianie limitów – np. kwotowych lub ilościowych – dla poszczególnych kart, aby uniknąć, nadużyć. To narzędzie pozwala nie tylko ograniczać koszty, ale też analizować zużycie paliwa przez konkretne pojazdy czy kierowców, co w dłuższej perspektywie umożliwia optymalizację całej floty.

Wygoda dla kierowców i przedsiębiorcy

Korzystanie z kart paliwowych eliminuje potrzebę wożenia gotówki i zbierania papierowych rachunków. Kierowca tankuje, płaci kartą i od razu może ruszać w dalszą trasę – to proste i szybkie rozwiązanie. Dodatkowym ułatwieniem jest możliwość korzystania z kart na wielu stacjach benzynowych w całym kraju, co zwiększa swobodę podróżowania i zmniejsza ryzyko, że kierowca zostanie bez możliwości zatankowania. Co więcej, w wielu przypadkach kartą paliwową można także opłacić przejazdy płatnymi odcinkami autostrad, co jeszcze bardziej usprawnia podróże służbowe i redukuje formalności.

Elastyczność i dopasowanie do potrzeb

Karty paliwowe można dostosować do specyfiki firmy i jej potrzeb. Mogą być przypisane do konkretnego pojazdu (co ułatwia rozliczanie kosztów eksploatacji floty), do kierowcy (zapewniając mu mobilność i elastyczność), a nawet do całej firmy. Wiele systemów umożliwia ustawianie limitów na poszczególne transakcje, kontrolowanie rodzaju kupowanych produktów (np. tylko paliwo, bez dodatkowych usług) czy dodawanie obowiązku podawania stanu licznika przy tankowaniu. Dzięki temu karta paliwowa staje się narzędziem, które nie tylko ułatwia płatności, ale też wspiera analizę i planowanie kosztów floty, a nawet bezpieczeństwo finansowe firmy.

Artykuł sponsorowany